Pvm: 21. toukokuuta 2018.
Päivitetty 24.5.2018
Tmi Kolibrin kosketus
Tietojen käsittelyn tarkoitus
Laki velvoittaa terveydenhuollon ammattihenkilöt ylläpitämään asiakasrekisteriä ja keräämään tunnistetiedot potilaistaan.
Kolibrin kosketus tmi (henkilötietojen vastaanottaja) kerää terveydentilaa kuvaavia tietoja sen takia, että ne ovat tärkeitä ennaltaehkäisevän terveydenhuollon, terveydenhuollon sekä kansanterveydellisen edun kannalta. Ilman kyseisiä tietoja ei voida laatia hoitosuunnitelmaa ja hoidon edistymisen seuranta vaikeutuu huomattavasti. On ensiarvoisen tärkeää, että potilaan hoidosta saama hyöty pystytään todentamaan hoitosuhteen päättyessä.
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298 määrittää, että paperista asiakastietolomaketta (eli asiakastietorekisteriä) tulee säilyttää 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Ajan- ja hoidonvarauspäiväkirjaa tulee asetuksen mukaan säilyttää 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta.
Henkilötietojen käsittely
Kolibrin kosketus tmi sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietosuojaperiaatteen mukaisesti. Tietoja kerätään vain nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä tiedot voi joutua ulkopuolisen käsiin. Tiedot on suojattu luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä.
Kolibrin kosketus tmi ei aio siirtää asiakastietoja EU:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen käsittelystä ilmoittaminen
Rekisteriseloste löytyy Tmi Kolibrin kosketus odotustilasta, jossa asiakas voi lukea tietojensa käsittelemisestä ja keräämisestä. Ensimmäisellä hoitokerralla asiakas allekirjoittaa esitietolomakkeen, joka toimii myös suostumuksena, että tiedot tallennetaan manuaaliseen asiakasrekisteriin. Ilman tätä suostumusta terveydenhuollon ammattihenkilöllä on oikeus kieltäytyä tekemästä hoitoa.
Käsiteltävä tieto
Setmore-ajanvarausjärjestelmä internetissä
Kolibrin kosketus tmi:llä on sähköinen asiakaserkisteri Setmore-ajanvarausjärjestelmässä. Järjestelmä edellyttää, että asiakkaasta kirjataan ajanvarauksen yhteydessä vähintään nimi. Yleensä asiakastiedoissa lukee myös sähköpostiosoite sekä puhelinnumero, jotta asiakas voi saada ajanvarauksestaan automaattisen vahvistuksen ensin sähköpostiin ja myöhemmin muistutuksen myös kännykkäänsä. Nämä toiminnot ovat suositeltavia, jotta ajanvaraus saadaan molemmille osapuolille varmasti oikein kalenteriin ja erityisesti puhelinnumero on tärkeä silloin, jos Kolibrin kosketus tmi joutuu syystä tai toisesta peruuttamaan asiakkaan ajanvarauksen. Jos asiakas ei halua Setmore-ajanvarausjärjestelmään kirjattavan puhelinnumeroa ja/tai sähköpostiaan, on hänen tehtävä ajanvaraus puhelimitse ja pyydettävä erikseen, ettei hänen kohdalleen kirjata kyseisiä tietoja.
Setmore-ajanvarausjärjestelmässä voidaan täyttää myös kohta ”alennuskoodi”, jos voimassa on jokin kampanja. Setmore-ajanvarausjärjestelmään ei kirjata muita asiakastietoja.
Asiakastietorekisteri
Kolibrin kosketus tmi ylläpitää paperista asiakasrekisteriä. Ensimmäisellä hoitokerralla asiakas täyttää nk. esitietolomakkeen, jonka allekirjoittamalla asiakas hyväksyy tietojensa keräämisen rekisteriä varten. Asiakasrekisterin ylläpitäminen on lakisääteistä terveydenhuoltoalan ammattilaisille.
Mailchimp-postituslista
Mailchimp-postituslista kerää Setmore-ajanvarausjärjestelmästä asiakkaiden sähköpostiosoitteet mahdollista sähköpostitusta varten. Kolibrin kosketus tmi tekee massapostituksia satunnaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää sähköpostiosoitteensa käyttö ja asiakas voi poistaa sähköpostiosoitteensa Mailchimp-listalta sähköpostissa mukana tulevan linkin kautta.
Tietojen luovuttaminen
Asiakkaan/potilaan oikeudet
Asiakkaalla on oikeus saada nähdä halutessaan kaikki itseään koskeva tieto.
Asiakkaalla/potilaalla on oikeus vaatia tietojen oikaisua, jos hän kokee, että häntä koskevat tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä.
Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi, eli asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä terveydenhuoltoalan ammattihenkilöä koskevan tiedonkeruulain edellyttämän aikarajan puitteissa.
Salassapitovelvollisuus
Terveydenhuoltoalan ammattilaisella on salassapitovelvollisuus, joten mikään asiakasrekisteriin potilasta koskeva kirjattu tieto tai hoitotilassa käyty keskustelu ei tule leviämään muualle. Poikkeustapauksessa potilas voi antaa erillisen suostumuksen tiedon jakamisesta, jos esim. hoitava lääkäri tai muu vastaava henkilö tietoja haluaa, mutta näistä sovitaan aina erikseen kirjallisesti.
Sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot
Kolibrin kosketus tmi ei tule missään olosuhteissa jakamaan asiakkaidensa yhteystietoja kolmannelle osapuolelle.
Tietosuojavastaava
Anneli Halme / tmi Kolibrin kosketus yrittäjä
Yhteystiedot:
Vatialantie 2D, 36240 Kangasala
p. 040 836 3350
anneli@kolibrinkosketus.fi